MANAJEMENT ADMINISTRASI
MANAJEMENT
ADMINISTRASI
Makalah
Disusun Guna
Memenuhi Tugas
Mata Kuliah : Manajement
Perkantoran
Dosen Pengampu : Fatkurozi, M. Pd
Miss.
Nisreen Yama
Ismi
Nur Lailil M.
Bryan
Adam Pratama
|
:
:
:
|
123311048
1403036075
1403036076
|
FAKULTAS ILMU
TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI WALISONGO
SEMARANG
2015
I.
PENDAHULUAN
Administrasi
perkantoran atau tata usaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu orang
mulai bisa menulis huruf sampai dewasa ini. Tetapi, setelah zaman modern
terutama mulai abad 20 ini tata usaha mengalami perubahan dalam bentuk,
susunan, maupun coraknya.
Boleh dikatakan kini tidak ada sesuatu instansi pemerintahan, badan swasta, dan
kehidupan masyarakat apap pun yang tidak melakukan tata usaha. Pertumbuhan
administrasi perkantoran atau tata usaha yang demikian meluas itu disebabkan
oleh berbagai faktor dalam dunia modern ini seperti misalnya pertambahan
penduduk, perluasan pendidikan, kemajuan teknologi, perkembangan badan
usaha-usaha yang bercorak ketata usahaan.
Proses awal dan sangat menentukan dalam bidang kepegawaian adalah recruitment
pegawai, yang dalam hal ini adalah memilih atau menyeleksi pegawai yang terbaik
untuk setiap jabatan dan jenis tugas pada suatu lembaga. Selanjutnya melatih
serta mendidik pegawai agar dapat melaksanakan tugas yang diembannya dengan
baik. Hal ini penting, mengingat tidak seorangpun mampu melaksanakan tugas
dengan baik dan lancar tanpa mengetahui jenis dan sifat pekerjaan yang
dihadapinya.
Bahkan
untuk jenis pekerjaan yang bersifat sederhanapun tidak jarang seseorang
mengalami kesulitan untuk melaksanakannya dengan baik dan lancar. Oleh sebab
itu latihan dan pendidikan pegawai sangat perlu dilakukan terutama bagi pegawai
baru yang belum mempunyai pengalaman.[1]
II.
RUMUSAN MASALAH
1.
Bagaimana
Sejarah Perkembangan Ilmu Administrasi?
2.
Apa
Pengertian dan Fungsi Manajemen Administrai?
3.
Bagaimana
Perkembangan Teori Manajemen yang Mempengaruhi Pengelolaan Administrasi?
4.
Bagaimana
Prospek Karir di Bidang Administrasi?
III.
PEMBAHASAN
A. Sejarah Perkembangan Ilmu Administrasi
Administrasi telah ada
sejak dahulukala karena administrasi timbul dengan timbulnya peradaban manusia
berlangsung ribuan tahun sebelum masehi. Di Babylonia telah ditemukan
catatan-catatan yang ditulis di atas tanah liat yang berasal dari abad ke-30
SM, demikian pula di Mesir ditemukan berbagai catatan yang menggunakan bahan dari
pohon papyrus berabad-abad lamanya, di Cina pada abad ke-20 SM telah terdapat
pencatatan mengenai kegiatan pemerintahan dengan mempengaruhi kulit binatang
(penyu) yang diikuti dengan pemakaian logam, bambu dan kayu. Sedangkan negara
lain (Persia, Yunani, maupun Romawi) telah melaksanakan kegiatan tersebut pada
abad ke-5 SM. Adapun di Indonesia telah berlangsung kegiatan administrasi
pemerintahan pada masa kerajaan Sriwijaya, Majapahit, Demak dll, yang dapat
dilihat dari candi yang dibuat pada masa itu.[2]
Apabila sejarah
perkembangan administrasi itu dipelajari lebih mendalam akan terlihat bahwa
dalam setiap kebudayaan, apapun tujuannya, bagaimanapun bentuk dan strukturnya,
unsur-unsur administrasi tersebut pasti selalu ada. Oleh karenanya dapat
dikatakan bahwa administrasi selalu ada pada setiap kegiatan. Pengetahuan
tentang sejarah administrasi dapat diketahui berkat pelaksanaan kegiatan
administrasi yaitu tulis-menulis. Dan sekarang adanya komputer dan sistem
informasi yang lainnya membuat semakin pesat administrasi didunia ini.
Ada dua hal yang akan
dijelaskan yaitu, pertama administrasi sebagai seni yaitu
perkembangannya selalu dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat dinamis.
Demikian juga sebaliknya. Secara historical perkembangan administrasi sebagai
seni itu didasarkan kepada pengetahuan masyarakat modern sekarang tentang
kejadian-kejadian dimasa lalu pada kebudayaan tertentu pula. Yang kedua,
administrasi sebagai ilmu pengetahuan, tepatnya sebagai ilmu pengetahuan
sosial.
B. Pengertian dan Fungsi Manajemen Administrasi
1. Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran
Administrasi
berasal dari kata Latin “ad” artinya “kepada” dan “ministro”berarti “melayani”.
Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan pelayanan atau
pengabdian terhadap subjek tertentu. Administrasi
merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau
mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan[3]
Sebagian besar istilah
administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama,
hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB(1969), bahwa keduanya sama walaupun
istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan
dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan.
Sedangkan definisi manajemen perkantoran(Gie, 2000) menurut beberapa ahli
antara lain;
1.
WH Evans (1963); fungsi
yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan
mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.
2.
Arthur Grager (1958);
fungsi tata penyelenggaraan terhadaap komunikasi dan pelayanan dari suatu
organisasi.
3.
William Leffingwell dan
Edwin Robinson (1950); cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan dimana pekerjaan itu harus
dilakukan.
4.
George Terry (1966);
perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta pergerakan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun Institute of
Administrative Management (Anonymous, 2002) pada pertengahan tahun 1990-an
mendefinikasikan manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen
yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis
informasi, baik itu merencanakan maupun mengomunikasikannya guna mengamankan
aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk
mencapai tujuan organisasi.[4]
2.
Fungsi
Manajemen Administrasi
Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi antara lain;
1.
Fungsi
Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain. Biasanya fungsi ini
dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan
administrasi sehari-hari
2.
Fungsi
Teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan
perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software, fungsi
ini biasannya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen
suatu organisasi.
3.
Fungsi
Analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif
disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis
laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasannya dilakukan oleh
seorang asisten manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan
dibuat oleh atasannya.
4.
Fungsi
Interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain,
seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasannya dilakukan oleh staf
administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik manajer pada suatu organisasi.
5.
Fungsi
Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, dan mengevaluasi
karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu
organisasi.[5]
C. Perkembangan Teori Manajemen Administrasi
Memahami perkembangan teori manajemen sangat penting untuk
mendapatkan gambaran yang seutuhnya tentang proses manajemen. Menurut Odgers
(2005), ada empat tahapan dalam evolusi teori manajemen yang berkaitan dengan
dunia administrasi, yaitu;
1.
Manajemen
Klasik
Pada
awal abad 18 dan 19 dunia sedang mengalami revolusi industri yang
menitikberatkan pada proses produksi dan bagaimana menciptakan organisasi
industri yang modern. Manajemen klasik mempunyai dua pandangan, yaitu;
manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh.
a.
Manajemen
Ilmiah
Pandangan
ini didasari oleh adanya dua masalah utama yang dihadapi organisasi, yaitu
bagaimana meningkatkan rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi pengelolaan
organisasi. Dengan menggunakan pemikiran yang logis dan sistematis perusahaan
akan mengembangkan solusi yang efektif terhadap kedua masalah yang dimaksud.
b.
Manajemen
Kesatuan yang Utuh
Dengan
menggunakan pendekatan ini manajer administrasi dituntut untuk menitik beratkan
perhatiannya pada keseluruhan masalah administrasi yang terjadi di dalam
organisasi.
2.
Manajemen
Perilaku
Meskipun
manajemen ilmiah tetap dijadikan dasar dalam pengelolaan sebuah organisasi atau
perusahaan, namun pada dekade 1920 hingga 1930-an perhatian terhadap manusia
sebagai unsur terpenting organisasi telah menjadi perhatian banyak peneliti.
Sebagian besar peneliti menyadari bahwa manusia selain membutuhkan materi
mereka juga mempunyai kebutuhan sosial, psikologis dan fisik yang lain. Ada dua
pendekatan yang termasuk dari Manajemen Perilaku, yaitu pendekatan hubungan
manusia dan pendekatan perilaku ilmiah.
a.
Pendekatan
Hubungan Manusia
Faktor
manusia mempunyai kontribusi yang lebih besar dibandingkan faktor teknis. Oleh
karena itu, meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja untuk meningkatkan
efisiensi dan produktivitasnya lebih penting dibandingkan meningkatkan
keberadaan faktor teknis.
b.
Pendekatan
Perilaku Ilmiah
Pada
awalnya, teori perilaku hanya menjelaskan satu kebutuhan manusia, yaitu
kebutuhan akan penerimaan diri di lingkungan kerja. Namun, lambat laun hal ini
berubah menjadi daftar kebutuhan mulai dari kebutuhan fisik, keamanan, sosial,
penghargaan, emosional, hingga kebutuhan-kebutuhan manusia yang lainnya.
Berdasarkan teori ini manajer harus menyadari bahwa kebutuhan setiap pekerja
adalah berbeda dan seharusnya tidak mengasumsikan bahwa pendekatan tunggal
dapat digunakan untuk memotivasi seluruh pekerja guna menyelesaikan pekerjaan.
3.
Manajemen
Ilmiah
Selama
ini kita mengenal manajemen ilmiah sebagai metode bisnis kuantitatif, yang
menggunakan dasar ilmu teknik dan matematika untuk memecahkan masalah bisnis
yang kompleks. Beberapa contoh yang dapat dikemukakan yaitu seperti; sampel
pekerjaan, teori, forecasting dan penyeleksian.
4.
Manajemen
Kualitas
Total
Quality Management (TQM) diterima secara luas dan mempunyai dampak yang sangat
penting dalam manajemen administrasi perkantoran. TQM menekankan pada kinerja
tim, memberdayakan pekerja, mangakui keluasan suatu organisasi, dan menerima
kritikan dalam melayani konsumen secara lebih baik. Filosofi ini secara efektif
memperkenalkan perbaikan yang berkesinambungan. Meskipun TQM diimplementasikan
dalam berbagai pendekatan, namun ada empat elemen pokok yang menyertainya,
yaitu;
a.
Fokus
pada kepuasan pelanggan
b.
Pengembangan
produk atau layanan yang saat ini dihasilkan organisasi
c.
Kerja
tim didasarkan pada kepercayaan dan kerja sama
d.
Teknik
pengukuran statistik didesain dan digunakan untuk mengidentifikasikan masalah
yang dihadapi produksi.
Kemudian muncullah teori baru yaitu
Teori Z yang dikembangkan oleh William G. Ouchi dan memperkenalkan Manajemen
Partisipatif yang dikembangkan berdasarkan pelaksanaan manajement gaya Jepang.
Ada 5 komponen pokok yang mendasarinya:
a.
Pegawai
diasumsikan mempunyai masa kerja seumur hidup. Merekan tidak boleh
dikhawatirkan akan kena PHK.
b.
Pegawai
dipekerjakan karena keahlian khusus yang dimilikinya. Untuk itu, pekerjaan yang
dilakukan akan sesuai dengan keahliannya, bukan pegawai yang menyesuaikan
dengan pekerjaanya.
c.
Semua
perbuatan keputusan harus melalui proses kesepakatan bersama.
d.
Manajer
dan pegawai harus mempercayai dan loyal satu sama lain.
e.
Manajer
harus memperhatikan kesejahteraan bawahannya.[6]
D. Prospek Karier
Seiring dengan pertumbuhan dan kebutuhan akan informasi yang tepat
serta cepat bagi organisasi masa kini dan masa depan, dibutuhkan pengelolaan
informasi secara efektif dan efisien. Hal tersebut tentunya akan diikuti oleh
kebutuhan sumber daya manusia yang kompeten dalam bidang administrasi
perkantoran.
Seperti kita ketahui bersama, posisi manajer pada bidang ini
termasuk level menengah di suatu organisasi, namun membutuhkan wawasan yang
luas di bidang pemasaran, keuangan, aspek produksi maupun administrasi itu
sendiri guna menyajikan laporan atau informasi yang bermanfaat bagi perusahaan.
Bahkan akhir-akhir ini ada posisi yang membawahi divisi administrasi
perusahaan. Keadaan tersebut semakin memudahkan posisi manajer administrasi
sebagai orang yang tahu jalannya perusahaan secara keseluruhan untuk naik ke
puncak posisi di suatu perusahaan, walaupun nyatanya belum begitu mengenal
operasi perusahaan di lapangan.[7]
IV.
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Kegiatan administrasi mengenai peristiwa di bidang pemerintahan dan
perniagaan atau kegiatan didalam masyarakat telah tumbuh dan berkembang di
pusat kerajaan maupun pusat kebudayaan sebagai bentuk awal dari sebuah
manajement administrasi dan telah berlangsung selama ribuan tahun sebelum
masehi.
Administrasi
berasal dari kata Latin “ad” artinya “kepada” dan “ministro”berarti “melayani”.
Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan pelayanan atau
pengabdian terhadap subjek tertentu. Administrasi
merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau
mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
Menurut Quible
(2001), ada lima jenis fungsi antara lain;
1.
Fungsi
Rutin
2.
Fungsi
Teknis
3.
Fungsi
Analisis
4.
Fungsi
Interpersonal
5.
Fungsi
Manajerial
Perkembangan
teori manajement:
1.
Manajemen
klasik
2.
Manajemen
perilaku
3.
Manajemen
ilmiah
4.
Manajemen
kualitas
B.
Kata
Penutup
Demikianlah makalah ini kami buat,
semoga bermanfaat kepada pembaca dan dapat memberikan pemahaman kepada
pemakalah.
Sekian dari kami, apabila ada
kesalahan atau kekurangan dalam hal penulisan makalah ini, kritik serta saran
yang membangun sangat kami butuhkan dari anda. Dari kami, selaku pemakalah
meminta maaf yang sebesar-besarnya dan atas perhatian saudara kami ucapkan
terimakasih.
DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, Badri Munir,
Manajemen Administrasi Perkantoran, Jakarta: Erlangga 2007
https://www.scribd.com/doc/240009068/MAKALAH-ADMINISTRASI-PERKANTORAN diakses tanggal 30 Maret 2015
[1] https://www.scribd.com/doc/240009068/MAKALAH-ADMINISTRASI-PERKANTORAN
[2] Badri
Munir Sukoco, Manajement Administrasi, (Jakarta: Erlangga, 200), hlm. 3
[3] https://www.scribd.com/doc/240009068/MAKALAH-ADMINISTRASI-PERKANTORAN
[4]Badri
Munir Sukoco, Manajement Administrasi, hlm. 3
[5] Badri
Munir Sukoco, Manajement Administrasi. Hlm 4
[6] Badri
Munir Sukoco, Manajement Administrasi. Hlm. 4-9
[7] Badri
Munir Sukoco, Manajement Administrasi. Hlm. 12
